Contract Management Specialist – Paralegal (Leuven)

The Company

Our client has its EMEA headquarters and distribution facilities in Belgium as some of the production.  Our client is a core player in the EMEA healthcare market and provides best in class quality products and services

They are well known for their innovation and sustainable growth

To support and reinforce their team they are looking for a Contract Management Specialist – Paralegal who will report to the General Counsel VP Legal & Compliance.

The Position

The Legal & Compliance department of our client supports the other business units and support teams with expert advice regarding contract law, GDPR, compliance related issues and many other topics requiring legal support.

Your will be responsible to provide Legal & Administrative support to the EMEA Legal Affairs & Compliance department.

  • You do this by protecting and strengthening the business by ensuring consistent and effective management of a wide variety of contracts in the Contract Management System, including leveraging of technology to improve the Legal & Compliance efficiency.
  • Legal document management and corporate house-keeping
  • You give support in the privacy program and other compliance programs.

The focus of this role will be on legal ‘tech’, contract management database support (automate and standard contracts) and the coordination and management of the corporate housekeeping including the set-up of a system. Your work will include the communication and training of other departments who are in need of legal or compliance support.

Responsibilities & Accountabilities

Support of the Contract Management System

  • You’ll assist in the maintenance of the CMS and support users of the system and provide training.
  • You’ll prepare and run reports and support proper management of the contracts in the CMS.
  • You’ll assist in automating template contracts and automate workflows.
  • You’ll respond to requests and escalations from internal Business partners on contracts management issues, policies, and procedures.

Contract management

  • You’ll prepare, review and put in place a variety of contracts under the direction of the Legal Counsels
  • You’ll collaborate with internal Business clients and Legal Counsel on contract requirements and advice internal Business clients.
  • You’ll conduct training on contracting process to Business clients as requested by Legal Counsels.
  • You’ll assist in drafting templates and standard contracts, as well as assisting in handling processing and follow-up on a variety of contract document requirements.

Other responsibilities.

  • You’ll Coordinate the Corporate housekeeping activities of 10+ affiliates across Europe and manage the corporate documents.
  • You’ll provide legal support in matters such as marketing reviews, credit collection, real estate, and such other selected Legal matters for the EMEA Legal team.
  • You’ll support the lawyers in providing legal and compliance training to the BU’s and functions and provide support to the privacy program.
  • You’ll effectively utilize technology systems, tools, and processes to accomplish job functions and monitor performance.
  • You’ll provide support on other projects of the Legal department such as helping to set up different automated systems.
  • You’ll be accountable for ensuring good record-keeping practices and appropriate administrative and office practices are in place to support the efficient operations of the department.
  • You’ll model the Company core values.

Experience, Skills and Knowledge

  • You have a legal or paralegal degree, or equivalent experience, such as in business management (database set up and maintenance).
  • The candidate we’re looking for has minimum 3 years of experience.
  • You have a strong sense of discretion and confidentiality. Ideally you have experience in Medical Devices or Pharmaceutical Business.
  • You have excellent working knowledge of English (written and spoken). Any other language knowledge is a plus.
  • You are proficient in MS Office & SAP. The candidate we’re looking for has a strong affinity and interest for IT and Legal tech systems.
  • You have solid analytical, critical thinking and problem-solving skills. Furthermore, you can prioritize workload, self-manage projects and handle multiple tasks at the same time. Tight Business deadlines don’t scare you.
  • You have strong organizational and interpersonal skills. You get energy of working cooperatively with other departments.

Our clients core values

  • Respect
  • Integrity
  • Care
  • Quality
  • Creativity

In short

We are looking for a Contract Management Specialist – Paralegal who – together with the other paralegal –  be responsible for the contract management support and automation, besides the drafting of standard contracts and the corporate housekeeping management. Your focus within this team will be on the ‘tech’ and ‘database’ aspects. You will be in touch with many colleagues of other departments who will need your support and your efficiency ensures a smooth collaboration and a compliant approach.

 

 

 

 

Compliance Business Partner – Flanders

Het bedrijf

Onze klant is een zakelijke dienstverlener en deel van een grote en gerenommeerde internationale groep. Zij wensen hun compliance team uit te bouwen met meerdere functies, waaronder met een Compliance Business Partner.

 De rol

Als Compliance Business Partner werk je binnen het Legal & Compliance team en ben jij mede verantwoordelijk voor het implementeren en het onderhouden van een effectief en onafhankelijk compliance framework binnen onze organisatie. Je verschaft advies over diverse compliance topics en volgt relevante regelgeving op de voet. Daarnaast behoud je het overzicht over alle key policies zodat deze steeds up-to-date blijven en in lijn met het wetgevend kader en het grotere geheel van policies en regelgeving binnen de Group.

Uw taken

Je bent deel van het compliance team en je rapporteert rechtstreeks aan de Compliance Manager.

  • Je staat in voor het verzamelen, reviewen en onderhouden van alle (groeps-)policies, richtlijnen en compliance procedures.
  • Je assisteert de Manager Compliance bij het ontwikkelen en implementeren van een effectief compliance framework dat betrekking heeft op alle activiteiten die worden ondernomen binnen de organisatie.
  • Je analyseert processen, contracten en documenten van de verschillende afdelingen en geef je advies.
  • GDPR opvolgingen horen zeker bij jouw taken.
  • Je assisteert eveneens bij het uitwerken van de jaarlijkse compliance doelstellingen en plannen.
  • Daarnaast assisteer je in het onderzoek naar potentiële inbreuken en verdachte activiteiten en handelingen.
  • Je fungeert als spilfiguur binnen de organisatie voor allerlei project- en productontwikkelingsactiviteiten en zorgt voor een compliant proces van begin tot einde.
  • Je communiceert dagelijkse met diverse interne stakeholders en promoot het belang van compliance doorheen de organisatie.

Uw profiel

  • Je behaalde een masterdiploma in een juridische, bedrijfskundige of economische richting.
  • Je hebt relevante ervaring waaronder een eerste ervaring in Data Privacy en Information Protection( GDPR);
  • Je beschikt over een probleemoplossend en analytisch vermogen.
  • Je bent een sterke communicator en kan je boodschap duidelijk, enthousiast en constructief overbrengen op alle niveaus in de organisatie.
  • Je houdt van stakeholdermanagement en treedt graag op als verbindingspersoon tussen de business en het legal en compliance team.
  • Je bent goed tweetalig Nederlands/Engels en hebt een goede basiskennis van het Frans.
  • Je bent een gedreven, ondernemende collega en houdt van een uitdagende werkomgeving
  • We verwachten minimaal enkele jaren ervaring, bij voorkeur in een gelijkaardige functie

Onze klant staat voor

  • Innovatieve en internationale omgeving
  • Solide bedrijf met hoge standaarden
  • Respect voor persoonlijke ontwikkeling en groei van de medewerkers

Samengevat

We zoeken iemand met bijvoorbeeld een economische of juridische achtergrond, die minstens een eerste ervaring achter de rug heeft en ook zin heeft om verbindingsofficier rond ‘compliance’ te zijn in een bedrijfscontext. Je ondersteunt de Compliance Manager in de opmaak, rapportering en projecten rond compliance en je bent daarnaast ook een goede communicator die alle interne stakeholders in het ‘compliance verhaal’ betrekt en dit doet ‘leven’.

Compliance Expert – Flanders

Het bedrijf

Onze klant is een zakelijke dienstverlener en deel van een grote en gerenommeerde internationale groep. Zij wensen hun compliance team uit te bouwen met meerdere functies, waaronder met een Compliance Expert.

 De rol

Als Compliance Expert binnen het Legal & Compliance team draag je bij tot de ontwikkeling van een effectief lokaal Compliance Management System in overeenstemming met de externe en de interne Group compliance requirements. Je zorgt ervoor dat de processen en activiteiten van Group Belux worden uitgevoerd in lijn met deze requirements en rapporteert hiervoor aan de Legal & Compliance Manager. Je zal onder meer actief zijn in de volgende compliance domeinen : Antitrust Compliance, Corruption Prevention, Fraud Prevention, Information Protection & Data Privacy Protection.

Uw taken

  • Je volgt en analyseert de relevante externe wetgeving en de interne Group Regulations en implementeert deze in onze organisatie
  • bij implementatie wordt gekeken of lokale procedures moeten worden opgesteld.
  • Vanuit je expertise ben je voor bepaalde compliance domeinen het aanspreekpunt binnen de organisatie.
  • Je hebt regelmatig overleg met de interne stakeholders, alsook met het hoofdkantoor en met andere entiteiten binnen de Group.
  • Je analyseert het algemene kader en de processen waarbinnen gewerkt wordt, de gedefinieerde rollen en rechten en bekijkt hoe deze verder kunnen geoptimaliseerd worden.
  • Verder werk je aan een gestructureerde aanpak om de compliance maturiteit en cultuur te versterken. Dat doe je onder meer door het opstellen van controleplannen en door de uitvoering ervan te integreren in de dagelijkse werking van de organisatie, door risk assessments op te stellen, door spotchecks te doen en door rapporteringen op te stellen (intern en voor het hoofdkantoor).
  • Je adviseert, coacht en traint bovendien de medewerkers inzake de compliance topics en in het gebruik van de compliance tools en methodologieën.
  • Tenslotte ondersteun je de compliance gerelateerde projecten binnen de organisatie
  • Je rapporteert aan de Legal & Compliance Manager van de regio.

Uw profiel

  • Je behaalde een masterdiploma in een juridische, bedrijfskundige, economische of IT-richting.
  • Je hebt minstens 3 jaar ervaring, bij voorkeur in een gelijkaardige compliance functie, meer kan ook.
  • Je hebt een zelfstandige werkhouding, maar ook de mogelijkheid om in team te werken
  • Je hebt sterke communicatieve vaardigheden om boodschappen enthousiast en constructief over te brengen
  • Je hebt een proactieve en georganiseerde werkhouding
  • We zien graag een groot verantwoordelijkheidsgevoel en zin om jouw taken tot een goed einde te brengen
  • Je hebt een goede kennis van het Nederlands, Frans en Engels.

Onze klant staat voor

 

  • Innovatieve en internationale omgeving
  • Solide bedrijf met hoge standaarden
  • Respect voor persoonlijke ontwikkeling en groei van de medewerkers

Samengevat

We zoeken iemand met een expertise in compliance. Je hebt dan kennis en ervaring in AML, GDPR maar ook andere domeinen binnen compliance en wil deze informatie dan ook delen binnen de groep zodat de weerbaarheid en kennis intern vergroot. Je implementeert processen, procedures en systemen die het risico op ‘non compliance’ zullen minimaliseren. Je neemt jouw verantwoordelijkheid.